證件管理相關(guān)文章 | |||||
證件查詢 | 證件歸還 | 證件借用 | 證件預(yù)約 | 證件提醒 | 證件登記 |
對于工程企業(yè)而言,證件存在兩個特點。
第一,證書多;與工程相關(guān)的證書、資質(zhì)非常多。
第二,要求嚴(yán);很多事宜必須有證件到位才能推進。
針對以上情況,金石工程項目管理軟件創(chuàng)立了證件管理模塊,主要由已下模塊構(gòu)成。
證件基礎(chǔ)信息、證件管理、證件借出歸還記錄、證件相關(guān)提醒組成、證件查詢等組成。
一、證件基礎(chǔ)信息管理
該模塊主要是在系統(tǒng)中預(yù)設(shè)發(fā)證機關(guān)、存放位置、證件名稱等信息,方便證件后續(xù)信息歸類。
二、證件管理
該模塊是證件管理機制的核心,各類證件的詳細信息都將歸納至此,包括證件來源(內(nèi)部/外部)、證件名稱、持證人、發(fā)證機關(guān)、編號、存儲地點、有效時間等,通過此模塊,可以快速閱覽企業(yè)擁有證件的相關(guān)情況和詳細信息。
三、證件借出歸還管理
工程企業(yè)在商務(wù)活動中,時常需要攜帶相關(guān)證件外出,如果沒有一套記錄手段,非常容易出現(xiàn)借出遺失、長時間未歸還,尋找困難,追責(zé)困難等情況。
借出歸還管理由三個模塊構(gòu)成:預(yù)約、借出、歸還。
1 預(yù)約
證件預(yù)約單主要用于某證件使用頻繁,為合理規(guī)劃使用日期,避免使用沖突而設(shè)立。
證件預(yù)約單包括:發(fā)起人、持證人、證件名、預(yù)計使用日期、用途等項,發(fā)起審核通過后相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核通過,方可進入下一步——借出證件。
2 借出
證件借出單據(jù)和證件預(yù)約單頗為相似,包含的內(nèi)容相對一致,主要增添了預(yù)計歸還日期、執(zhí)行預(yù)約等項。
3 歸還
證件使用完成后,相關(guān)人員歸還證件至指定地點和責(zé)任人后,還需要填報證件歸還單,規(guī)劃單信息相對簡單,主要涉及發(fā)生日期、證件單號、相關(guān)人員姓名等。
通過預(yù)約-借出-歸還三個單據(jù),基本形成了一套完整的證件管理模式。
四、證件提醒
建筑相關(guān)的證件許多都是有時間限制的,到期后將不再具有使用效力。金石工程項目關(guān)鍵的證件提醒功能,可以預(yù)設(shè)證件有效期和提醒時間。如:A證件有效期為2021-12-31日??梢栽O(shè)置90天提醒(該日期自由設(shè)置)和提醒人員孫某,那么到期前90天即2021-9月30日,系統(tǒng)將自動給孫某的程序發(fā)送提醒,并發(fā)送短信到孫某的預(yù)留手機號碼上,提醒孫某及時處理相關(guān)情況,避免出現(xiàn)證件過期的情況。
五、證件查詢
傳統(tǒng)管理方式中,想要從繁多的證件中找到需求的那一個,有時候需要花費大量的時間翻找,金石的證件查找功能,通過輸入關(guān)鍵字,可以快速的查找到證件的信息,效率提升十倍。
除此之外,系統(tǒng)提供了證件使用明細查詢,快速查詢企業(yè)/項目/個人使用過的所有證件,以此完成了證件管理環(huán)節(jié)的最好一環(huán)。
通過以上五大模塊,金石軟件打造了一套完整的證件管理體系,功能全面,效果卓越,非常適合廣大工程企業(yè)使用。
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