21世紀(jì)，信息科技的發(fā)展引發(fā)了企業(yè)管理的變革。工程行業(yè)的擴(kuò)張，產(chǎn)業(yè)規(guī)模的不斷增長(zhǎng)，使得工程檔案資料的管理的重要性也凸顯出來(lái)。

　　眾所周知，檔案管理工作有著數(shù)據(jù)量大，類型復(fù)雜，處理繁瑣的特點(diǎn)。面對(duì)越來(lái)越多的各類文件、合同等各種類型的檔案信息，傳統(tǒng)的檔案管理方式明顯已不能滿足各大工程企業(yè)需求。因此，通過(guò)工程管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案的信息化、電子化已成為必然發(fā)展趨勢(shì)。

　　1、工程企業(yè)檔案涵蓋了大量知識(shí)信息，包括文字、圖表、圖紙等不同形式的電子檔案資料，它們記錄了企業(yè)施工的真實(shí)過(guò)程和各類情況的應(yīng)對(duì)方式。這些資料都是工程建設(shè)中商務(wù)、施工、經(jīng)營(yíng)、開(kāi)銷等活動(dòng)最真實(shí)的反映，能夠系統(tǒng)展現(xiàn)工程的竣工驗(yàn)收、投產(chǎn)、工程結(jié)算的各個(gè)過(guò)程……

　　2、檔案管理工作的特性決定了它必是一項(xiàng)繁瑣而復(fù)雜的任務(wù)。只有具備標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)才能夠起到有效的左右——加快對(duì)檔案資料進(jìn)行分類、查找、瀏覽的速度和正確性，避免人工錯(cuò)誤的出現(xiàn)。

　　3、隨著工程體制改革，檔案管理系統(tǒng)的信息價(jià)值也越來(lái)越被人們認(rèn)識(shí)和發(fā)現(xiàn)。一個(gè)完善的檔案管理機(jī)制是避免各級(jí)單位之間的信息孤立的有力工具，并且是企業(yè)信息資源的交換、互訪和共享的先決條件，更是提升企業(yè)管理水平的基礎(chǔ)。

　　我國(guó)企業(yè)檔案管理的研究起步比較晚，可以用下述階段進(jìn)行劃分：

　　一、傳統(tǒng)的手工操作階段:

　　在此階段，企業(yè)會(huì)安排檔案員負(fù)責(zé)檔案管理，對(duì)檔案的管理工作僅依靠和憑借檔案管理人員的經(jīng)驗(yàn)。案卷裝訂，案卷目錄抄寫(xiě)等工作，都是由人工操作來(lái)完成，編撰完成后，存放于檔案柜中，需要調(diào)用時(shí)，按名錄進(jìn)行查找這種管理不僅不規(guī)范，且查找極為不方便，效率低，且文件容易丟失。

　　二、半自動(dòng)化階段:在計(jì)算機(jī)上編纂execl表格立卷，實(shí)現(xiàn)了單機(jī)目錄檢索，較傳統(tǒng)方式效率有了明顯的提高。

　　三、自動(dòng)化階段:文件、檔案統(tǒng)一化管理，在企業(yè)內(nèi)網(wǎng)可以實(shí)現(xiàn)檔案的存儲(chǔ)與全文檢索。

　　四、信息化階段:不僅實(shí)現(xiàn)了局域網(wǎng)內(nèi)可訪問(wèn)，通過(guò)賬號(hào)密碼登陸管理工程管理系統(tǒng)的后臺(tái)后，只要連接上互聯(lián)網(wǎng)，任意地點(diǎn)都可訪問(wèn)，且可以通過(guò)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，進(jìn)行決策。

　　目前，我國(guó)企業(yè)的在檔案管理方面大多數(shù)仍處于第二、四階段，也有些通過(guò)取巧的方式實(shí)現(xiàn)了部分第四階段——比如將企業(yè)資料上傳至云盤(pán)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享。但實(shí)際上，并沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，資源也沒(méi)有得到真正的共享，如無(wú)法對(duì)各級(jí)人員進(jìn)行閱覽權(quán)限分級(jí)，也無(wú)法在線發(fā)起借閱等申請(qǐng)，相關(guān)的檔案管理人員在工作過(guò)程中，也只是機(jī)械地將檔案內(nèi)容進(jìn)行整理和系統(tǒng)輸入。相對(duì)信息化高度發(fā)展的今天，這一方式效果并不顯著，整體的管理水平也不高。

　　在原有的工程系統(tǒng)工程檔案管理中，一方面，檔案管理人員在專業(yè)知識(shí)上水平參差不齊;另一方面，信息交互受空間時(shí)間的影響較大。

　　這些情況，既不利于檔案管理，也不利于生產(chǎn)活動(dòng)中利用檔案提高效率。而對(duì)工程企業(yè)而言，工程項(xiàng)目檔案占檔案總量的90%以上，所以對(duì)于工程行業(yè)而言，做好工程項(xiàng)目檔案的管理工作，對(duì)提高整個(gè)企業(yè)的檔案管理水平非常重要。